GED - SyselCloud

Qu'est-ce quE LA GED ?

La gestion électronique des documents est une solution répondant à la problématique d’optimisation de la gestion de l’information et des documents d’une entreprise. L’objectif de la GED consiste à améliorer les flux documentaires grâce à un logiciel de dématérialisation adapté à votre activité. Elle utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique; de la création à l’archivage électronique en passant par le stockage, l’indexation, la gestion de la sécurité des données ou encore la recherche, la consultation électronique du document et l’échange d’informations.

QUELLES SONT LES D'AVOIR UNE GED ?

DIMINUER LES COÛTS LIÉS AUX DOCUMENTS

La GED permet de limiter les coûts logistiques internes découlant des frais d’impression, de stockage des archives papier et de la poste. La réduction du temps de traitement des documents augmente le niveau de productivité de vos collaborateurs.

SÉCURISER VOS INFORMATIONS

Il est temps de dire aurevoir à la perte ou à la détérioration de vos documents. Grâce à l’enregistrement simultané, vous avez l’assurance qu’un document reste en ligne et accessible en permanence. Lorsque le cycle de vie du document est atteint, il est possible de l’archiver et de le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide.

DÉVELOPPER LA COMMUNICATION INTERNE

Vos clients peuvent accéder aux documents les concernant grâce à la GED. Leur consultation est possible à tout moment et depuis n’importe où. La complétion de formulaires en ligne et le téléchargement de pièces justificatives sont d’autres fonctions intéressantes d’une GED.

AMÉLIORER LE SERVICE CLIENT

Une solution GED donne un accès personnalisé aux informations à tous vos collaborateurs. Vous pouvez gérer les droits d’accès et de modification afin que chacun puisse ouvrir les bons documents, en tout temps, et depuis n’importe où. Chacun travaille sur les mêmes documents et peut y accéder en permanence ce qui facilite la communication.

LES BÉNÉFICES PAR DÉPARTEMENT

COMPTABILITÉ

En faisant appel à la GED, l'équipe comptable supprime le papier et regroupe les informations importantes en les intégrant à son système ERP.

La GED permet un enregistrement rapide des factures en simplifiant l'étape de validation et en contournant la saisie manuelle. Une gestion optimisée signifie une meilleure gestion de la relation clients, des paiements anticipés et des restaurations des délais de paiement.

MARKETING

Les opérations marketing sollicitent de nombreux canaux différents. En dématérialisant ces processus, il est possible de regrouper toutes les informations au sein de la même plateforme numérique, accessible par tous les collaborateurs.

Les équipes peuvent regrouper au sein d'un même dossier des documents de type papier, bureautique, son, image, vidéo, plan, etc. En structurant les flux, l'entreprise se montre plus réactive pour répondre aux exigences des clients.

RH

Le département des ressources humaines traite une quantité importante de documents tels que les contrats de travail, les déclarations administratives, les fiches de paie, arrêts de travail, etc. La GED apporte fiabilité, souplesse, facilité et sécurité aux collaborateurs.

La centralisation des documents sur une seule et unique plateforme augmente l'efficience du département au niveau du processus de recrutement / départ personnel, des demandes de congé, des fiches de planning ou encore des attestations.

ENTREPRISE

Avant tout, la GED permet d'améliorer et d'optimiser la communication interne au sein de votre entreprise. En effet, le papier n'est pas évolutif; il faut constamment mettre à jour les informations, il y a également un risque de perte.

Les différentes fonctionnalités de la GED encouragent le travail collaboratif et la communication interne : le workflow de validation de changement et validation de documents, la gestion des droits d'accès, la co-rédaction à plusieurs sur le même document, la possibilité de commenter.

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