GED - SyselCloud

Was ist EDM?

Das elektronische Dokumentenmanagement ist eine Lösung für die Problematik der Optimierung des Informationsmanagements und der Dokumente eines Unternehmens. Das Ziel des DMS besteht darin, den Dokumentenfluss mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software zu verbessern, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Sie verwendet Werkzeuge und Funktionen, um alle Phasen des Lebenszyklus eines digitalen Dokuments zu verwalten: von der Erstellung über die Speicherung, Indexierung, Verwaltung der Datensicherheit, Suche, elektronische Konsultation des Dokuments und Informationsaustausch bis hin zur elektronischen Archivierung.

WELCHE EINE GED ZU HABEN?

DIE KOSTEN FÜR DOKUMENTE SENKEN

Mithilfe eines DMS lassen sich die internen Logistikkosten, die sich aus den Kosten für Druck, Lagerung von Papierarchiven und Postgebühren ergeben, begrenzen. Die Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten erhöht das Produktivitätsniveau Ihrer Mitarbeiter.

IHRE INFORMATIONEN SICHERN

Es ist an der Zeit, sich von dem Verlust oder der Beschädigung Ihrer Dokumente zu verabschieden. Mit der gleichzeitigen Speicherung haben Sie die Gewissheit, dass ein Dokument online und jederzeit zugänglich bleibt. Wenn der Lebenszyklus eines Dokuments erreicht ist, kann es archiviert und vor Änderungen geschützt werden, während es weiterhin schnell und einfach zugänglich ist.

DIE INTERNE KOMMUNIKATION AUSBAUEN

Ihre Kunden können mithilfe des DMS auf die sie betreffenden Dokumente zugreifen. Deren Einsichtnahme ist jederzeit und von überall aus möglich. Das Ausfüllen von Online-Formularen und das Hochladen von Belegen sind weitere interessante Funktionen eines DMS.

DEN KUNDENSERVICE VERBESSERN

Eine DMS-Lösung verschafft allen Ihren Mitarbeitern einen personalisierten Zugang zu Informationen. Sie können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte verwalten, sodass jeder die richtigen Dokumente öffnen kann, jederzeit und von überall. Jeder arbeitet an denselben Dokumenten und kann jederzeit darauf zugreifen, was die Kommunikation erleichtert.

DIE GEWINN NACH DEPARTEMENT

BUCHHALTUNG

Durch den Einsatz von DMS schafft das Buchhaltungsteam Papier ab und fasst wichtige Informationen zusammen, indem es sie in sein ERP-System integriert.

Das DMS ermöglicht eine schnelle Erfassung von Rechnungen, indem es den Validierungsschritt vereinfacht und die manuelle Erfassung umgeht. Eine optimierte Verwaltung bedeutet ein besseres Management der Kundenbeziehungen, vorzeitige Zahlungen und die Wiederherstellung von Zahlungsfristen.

MARKETING

Bei Marketingaktionen werden viele verschiedene Kanäle beansprucht. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse ist es möglich, alle Informationen in einer einzigen digitalen Plattform zusammenzufassen, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.

Teams können Dokumente wie Papier, Bürotechnik, Ton, Bild, Video, Pläne usw. in einem einzigen Ordner zusammenfassen. Durch die Strukturierung der Abläufe kann das Unternehmen schneller auf Kundenwünsche reagieren.

RH

Die Personalabteilung verarbeitet eine große Menge an Dokumenten, wie z. B. Arbeitsverträge, behördliche Erklärungen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunterbrechungen etc. Das DMS bietet den Mitarbeitern Zuverlässigkeit, Flexibilität, Leichtigkeit und Sicherheit.

Die Zentralisierung von Dokumenten auf einer einzigen Plattform steigert die Effizienz der Abteilung im Hinblick auf den Prozess der Personalrekrutierung/-entlassung, Urlaubsanträge, Planungsblätter oder auch Bescheinigungen.

UNTERNEHMEN

In erster Linie kann ein DMS die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern und optimieren. Papier ist nicht skalierbar, Informationen müssen ständig aktualisiert werden und es besteht das Risiko, dass sie verloren gehen.

Die verschiedenen Funktionen des DMS fördern die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation: der Workflow für die Freigabe von Änderungen und die Freigabe von Dokumenten, die Verwaltung von Zugriffsrechten, die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen und die Möglichkeit, Kommentare abzugeben.

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